Les aventures numériques de l'Ouvre-Boites hors des GAFAM (épisode 2)

Episode 2 : Là où on se lance

Le devis est signé mais faute de ressources humaines en interne (un congé maternité est passé par là), plusieurs mois s’écoulent avant le début de l’implémentation du projet. Entre temps, IndieHosters choisi d’abandonner Rocketchat au profit de Element (matrix) comme outil de messagerie instantanée. Certes, l’outil est bien plus sécurisé et permet la « fédération » avec des chats externes à l’ouvre-boites, mais c’est aussi une messagerie instantanée bien plus complexe et moins ergonomique, plus difficile d’accès pour des personnes pas forcément alaise avec le numérique. A nous de mettre les bouchées doubles pour user de créativité et de pédagogie et former les membres de la coopérative.

Une date de lancement est définie avec deux phases : une première, en janvier 2023 pour l’équipe d’appui (25 personnes à l’époque) afin qu’elle s’acclimate et soit à l’aise avec les outils et permettent de faire des ajustements avant de lancer la 2ème phase, en juin 2023 pour les 300 entrepreneur·euses (à l’époque).

Sentant qu’il fallait du renfort technique en interne, nous recrutons Jocelyn (entrepreneur à l’Ouvre-Boîtes) a mi-temps avec des compétences techniques en informatique et développement. Il arrive juste avant le déploiement auprès des entrepreneur·euses. C’est une aide précieuse pour faire avancer le projet et mener à bien l’extension auprès des entrepreneur·euses. Avec Sophie, il·elle forment la petite équipe «Nuage» de l’Ouvre-Boîtes.

Former et documenter pour mieux embarquer

Avant le déploiement des outils auprès de l’équipe d’appui, nous avons travaillé sur la formation : comment acclimater à ces nouveaux outils, comment embarquer la coopérative ? Les deux mots-clés : formation et temps long.

Pour cela, nous avons commencé par rédiger des tutoriels assez précis pour chacun des outils de notre «Nuage» Ouvre-Boîtes afin que chacun·e puisse être autonome s’il·elle le souhaite (un grand merci à Elonore, en stage à cette époque, qui a rédigé une bonne partie de ces tutoriels). Ils sont également là pour retrouver les informations si on a oublié comment faire. Ils sont disponible pour toustes et permettent aussi à l’équipe «Nuage» de gagner du temps quand on leur pose des questions d’utilisation classiques.

En parallèle, nous créons en 2023 une formation spécifique pour prendre en main le Nuage et expliquer en détail comment utiliser trois des outils les plus complexes et qui nous servent le plus en collectif : le chat, l’inscription aux événements internes sur Mobilizon, l’écriture d’un billet d’actualités (aussi sur Mobilizon). Cette formation a été suivie par l’ensemble des membres de l’équipe d’appui puis, par les entrepreneur·euses qui le souhaitaient. C’est un format de 2 heures en visio (pratique pour que tout le monde soit devant son ordinateur pour manipuler) avec du temps pour les questions et deux rapides exercices pratiques.

Nous continuons aujourd’hui (en 2025) à la proposer une fois par mois, pour les nouveaux·nouvelles entrepreneur·euses, mais tout le monde peut y participer. Nous l’avons faite évoluer au fil du temps, des retours et des adaptions de nos utilisations aux outils mais ce format fonctionne bien pour notre utilisation du Nuage et environ 242 personnes ont été formées depuis janvier 2023.

Face à la difficulté de faire du support individuel pour 400 personnes, nous tentons de proposer à la coopérative un support collectif : nous avons également mis en place une fois tous les deux mois des «permanences outils numériques» en visio sur un créneau de 2 heures où chacun·e peut venir poser sa question et repartir aussitôt. Si elles mobilisent rarement beaucoup de personnes, elles sont peu coûteuses en temps et ont été bénéfiques aux participant·es qui  sont même resté·es pour écouter les questions/réponses des autres. Un salon de discussion « entraide outils numériques » a également été créé sur le chat. Il permet à chacun·e de demander de l’aide en cas de besoin. Des questions y sont régulièrement posées et il y a toujours quelqu’un·e pour y répondre.

Et puis nous sommes présent·es dans les locaux Nantais, par mail et/ou téléphone pour répondre aux questions et urgences si besoin, ce qui représente quand même un temps de travail non négligeable d’environ 4 jours par mois. (quantifier ?).

Cela nous paraît important de proposer un accompagnement à la prise en main et à l’utilisation de ces outils qui peuvent être complexes et dans un écosystème où tout le monde n’est pas alaise avec les outils numériques. Chacun·e peut choisir comment s’approprier ces outils : en autonomie via les tutoriels, en étant formé via la formation ou en venant poser des questions précises/bloquantes pendant les permanences. Cependant, nous avons encore du mal à toucher les personnes très éloignées du numérique, voire même à savoir qui elles sont. Parfois, ce sont les compétences ou moyens numériques  « de base » qui excluent l’accès, comme c’est hélas le cas avec la numérisation des services publics. Aussi nous avons à cœur de laisser de multiples portes d’accès autres (affichage, accueil physique et téléphonique…) en plus de l’accompagnement numérique.

Et alors, ça fonctionne ?

On ne peut pas dire que tout à été simple, fluide et efficace car le projet était ambitieux et mené par une petite équipe en parallèle d’autres projets. Certains logiciels en test comme Mobilizon ou d’autres que nous avons détournés de leur usage premier pour qu’ils collent à nos usages nous ont parfois donné du fil à retordre.

Les principaux soucis sont venus :

• pour le chat, d’une grande complexité dû à la clé de chiffrement que nous avons fini par enlever et d’une ergonomie pas toujours simple à appréhender.
• pour l’inscription aux événements internes : Mobilizon était un test et nous avons essuyés de très nombreux bugs (jauges des événements qui sautaient
• pour NextCloud : un partage d’agendas entre membres de l’équipe compliqué au départ avec des agendas qui ramaient très longtemps
• pour la réservation de salles : l’outil est moins lisible  que le logiciel que nous utilisions précédemment.
• Certaines fonctionnalités dont on aurait besoin n’existent pas encore

Au final, avec l’internalisation de la compétence technique, nous avons pu automatiser certaines tâches chronophages (merci les scripts). Le lien régulier avec notre prestataire a permis de corriger les principaux bugs, de Mobilizon notamment (pas toujours immédiatement mais nous avons su nous adapter en attendant). Les différentes mises à jour de Nextcloud ont su apporter leur lot d’améliorations (sur les formulaires, sondages et l’application «rendez-vous») plus ergonomiques et avec des meilleures fonctionnalités.

Nous avons également dédié un budget pour développer des fonctionnalités spécifiques à notre utilisation des outils. Indie Hosters reverse également une partie de notre participation à Kaihuri qui développe Mobilizon. C’est aussi un moyen pour nous d’investir et de soutenir le développement de logiciels libres.

Aujourd’hui, après un an et demi d’expérimentation et malgré les divers bugs et complications que nous avons pu avoir, le Nuage de l’Ouvre-Boîtes est utilisé quotidiennement par l’équipe d’appui qui a bien joué le jeu et a vraiment su s’adapter à ces nouveaux outils. Côté entrepreneur·euses, c’est globalement bien accepté, notamment chez les nouveaux·elles arrivant·es. Il y a des échanges quotidiens sur le chat, même si les usages sont très disparates entre les adeptes et celleux qui ne souhaitent pas s’y mettre. C’est souvent relatif à l’aisance et à l’appétence pour les outils numériques.

Il nous faut encore accompagner de manière pédagogique d’un côté et travailler avec nos prestataire pour continuer d’améliorer/ de faciliter le fonctionnement de ces outils de l’autre, mais nous l’avons fait ! Notre coopérative de 400 personnes fonctionne au quotidien avec des outils numériques démocratiques et sécurisés. C’est un vrai choix politique qui nous demande de la préparation, de la ressource (humaine et financière), de l’accompagnement et du temps long pour mûrir le projet et accompagner le changement au sein de notre organisation. Et peut-être aussi un soupçon de patience pour façonner ces outils à nos besoins et s’adapter aux divers bugs. Pour autant, ce choix nous permet de communiquer en interne et d’être en adéquation avec notre vision de l’entreprise partagée, démocratique et coopérative.